中山大学南方学院学生资助档案管理暂行办法

中山大学南方学院学生资助档案管理暂行办法



第一章 总则

第一条 为了规范学生资助行为,加强学生资助管理,提高资助资金使用效益,促进学校工作健康发展,根据国家各项学生资助政策,结合我校实际,制定本制度。

第二条 学生资助管理制度的原则是:贯彻执行国家有关法律、法规和学生资助规章制度;坚持教育公益性和普惠性,不让一个学生因家庭经济困难而失学的战略目标;正确处理事业发展需要和学生资助行为的关系,社会效益和经济效益的关系,国家、集体和个人三者利益的关系。

第三条 学生资助管理的主要任务是:依法多渠道筹集资助资金;加强核算,提高资金使用效率;加强管理,专款专用;对学校资助金的使用进行控制和监督。     

第四条 本制度所指的学生资助档案是指在我校学生资助工作中形成的具有查考和保存价值的文字信息(含文字、图表等)、证明材料、电子资料、原始数据等历史记录。

第五条 学生资助档案工作是学生资助工作的重要组成部分,应加强对本校学生资助档案工作的领导,将学生资助档案工作纳入工作计划,与学校其他工作同步布置、检查、验收,确保学生资助档案的全面建立和完善。

第六条 本制度适用于我校普通全日制在校学生。


第二章 学生资助档案的构成与归档

第七条 学生资助档案原则上分为文件类、上报审批信息类和原始证明材料类。

(一)文件类:各级资助文件,重要资助会议、会谈记录,来信来访及调查记录,核查通知及回复,其他有保存价值的材料。     

(二)上报审批信息类:贫困生认定表、资助审批表、各类资助统计报表、资助资金发放领取名册及资助信息系统所形成的电子数据。   

(三)原始证明材料类:各学校的贫困、低保、申请等原始证明材料。

第八条 资助材料包括家庭经济困难学生认定材料、国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金、学校励志奖学金、学校励志榜样、学校奖学金、勤工助学、绿色通道、临时困难补助、资助育人成果、年度工作总结及上级文件等相关材料     

第九条 归档的资助档案材料应做到规格规范、字迹工整、齐全完整,真实反映情况。书写材料应符合耐久性要求。

第十条 资助工作中形成的具有保存价值的文件资料,要以纸质和电子档案形式及时归档保存。

第十一条 对应归档的文件(包括电子信息等)要及时归档整理完毕并立卷装盒,电子档案要做好备份。

第十二条 所有纸质档案都要分类编号装盒存放,并建立档案总目录、资料盒目录,分类装订、分类编号、分类保管、以便查找。档案资料存放要排列有序,编制相关的文号,便于查找。定期对档案保管的状况定期进行检查、清理和核对。


第三章 学生资助档案的管理

第十三条 学生资助档案管理遵循统一领导、分级负责的原则,确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第十四条 档案管理工作人员要忠于职守,刻苦钻研业务,严格按照档案工作的各项规章制度办事。

第十五条 大学生资助中心应严格按规定和程序收集、整理、立卷、归档、保管学生资助业务材料以及统计、鉴定、销毁和利用等管理工作,确保归档材料的完整、安全,不得伪造、篡改。

第十六条 大学生资助中心应接受教育行政部门领导和档案行政管理部门的业务指导。

第十七条 大学生资助中心应建立学生资助档案

第十八条 资助文件类、上报审批类学生资助档案管理服从学校统一规定;学生原始证明材料类档案保存期限执行上级资助管理部门要求。

第十九条 资助档案要指定专人负责。管理人员要定期对档案保存情况进行检查,人员调动或离开学生资助岗位时必须办理学生资助档案移交手续。


第四章 学生资助档案的利用

第二十条 学生资助档案的提供和利用,必须严格遵守保密制度。学生资助档案不对外开放,上级相关部门根据需要可以查阅学生资助档案。查阅者不得丢失、损毁、涂改学生资助档案。

第二十一条 受助学生要求查阅本人档案的,须经校学生资助中心负责老师同意。

第二十二条 外单位查阅我校学生资助档案,须经学校资助领导小组批准,并办理登记手续,借出档案须在规定时间内归还。


第五章 学生资助档案的鉴定与销毁

第二十三条 学校资助中心负责本学校学生资助档案的鉴定工作。

第二十四条 学校不得擅自销毁学生资助档案。对保管期满的学生资助档案,学校负责老师应及时向校学生资助领导小组提交申请,获批后方可作相应处理。

第二十五条 学生校期间形成的各类学生人事档案材料,根据工作完成并已形成材料的情况,随时登记归档,以保证档案材料的完整。


第六章 附则

第二十六条 本规定自公布之日生效,由学生工作部大学生资助中心负责解释。